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Áreas de uma agência de tradução

Você sabe como funciona uma agência de tradução?

Quando pensamos no processo tradutório dos profissionais freelancers, uma única pessoa é
responsável por receber o projeto, realizar a tradução e devolver o projeto finalizado para o
cliente final. Portanto, este processo é diferente quando consideramos uma agência de
tradução. Nela, existem diferentes pessoas atuando para que todo o processo seja realizado e
para que o resultado entregue esteja dentro do esperado pelos clientes.
Neste artigo, iremos falar sobre algumas áreas que podem ser encontradas dentro de uma
agência de tradução.

Project Management

Project Management, também conhecido em português como gerenciamento ou gestão de
projetos, é uma das primeiras fases de todo o processo. O(a) PM, ou Project Manager (Gerente
de Projetos), é a pessoa responsável pelo contato com o cliente e por receber o projeto
enviado. Ele(a) não só lidará com os clientes, confirmando os detalhes do trabalho a ser
realizado (como prazo, regras ou glossários a serem seguidos, se houver, entre outras
questões), mas também repassará todas as informações para a equipe encarregada pelo
projeto. Em caso de quaisquer problemas durante o trabalho, o(a) PM também é responsável
por ajudar a equipe da agência e tirar dúvidas com o cliente, se necessário.

Tradução

Depois que os detalhes do projeto são definidos e repassados, inicia-se o processo de
tradução. Nele, o(a) tradutor(a) deve ler todas as informações com cuidado, ficar atento(a) ao
tipo de linguagem que será usado para realizar o trabalho e, se enviado, utilizar o glossário
e/ou guia de estilo do cliente para garantir a qualidade do projeto e o cumprimento com as
regras previamente estabelecidas.

Revisão

Quando o processo de tradução é finalizado, o projeto passa para a fase de revisão. Aqui,
outra pessoa da equipe, o(a) revisor(a), analisará o trabalho feito pelo(a) tradutor(a),
comparando a tradução ao texto original para garantir não só que tudo faz sentido e a
qualidade está boa, mas também para implementar possíveis melhorias e detectar quaisquer
erros que possam ter sido cometidos, como de gramática, ortografia, tradução (quando uma
frase ou expressão não é traduzida da forma correta), fluência, entre outros. O objetivo, por
meio desse processo de revisão, é aperfeiçoar o texto final que será entregue ao cliente, a fim
de fornecer o mais alto nível de qualidade possível.

Quality Assurance (QA)

O processo de Quality Assurance, mais conhecido pela sua sigla QA, significa “Garantia de
qualidade” e, como o próprio nome já diz, serve para garantir que a qualidade do texto final
está de acordo com os mais altos padrões seguidos pela empresa e/ou pelo cliente. No
entanto, trata-se de uma etapa adicional e nem sempre é realizada (geralmente, é solicitada
em casos de projetos mais críticos e complexos para uma garantia extra). Quando exigido, o
processo de QA é feito por uma terceira pessoa que ainda não esteve envolvida nas outras
etapas do projeto em questão, a fim de envolver um novo olhar e uma nova opinião. Essa
pessoa, então, verificará somente o texto “pronto” (ou seja, já traduzido e revisado), sem ficar
comparando-o ao source, como se fosse o leitor final. Assim, é possível determinar se aquele
texto está adequado e passa o sentido. Se o cliente solicitar o QA, esta será a última etapa
antes da entrega do projeto.

Terminologia

A etapa de Terminologia também é opcional e é realizada por outro profissional da equipe que
esteja familiarizado e/ou seja especializado na área do projeto em questão e com os termos
técnicos. Aqui, o profissional criará um glossário desses termos para validação durante o
processo de tradução. Além disso, também há a possibilidade de criar guias de estilo, materiais
de referência e/ou de apoio e até memórias de tradução (conhecidas como “TM”, ou
Translation Memories), a fim de facilitar, agilizar e aprimorar o processo tradutório. Esse
profissional deve ser muito bom de pesquisas, pois, em alguns casos, quando o(a) tradutor(a)
tem alguma dificuldade para determinar uma tradução para um termo, o(a) terminológo(a) é
acionado para ajudar a pesquisar e determinar a melhor tradução.

Teste

A etapa de teste é realizada para alguns projetos específicos, como os da área de Games.
Testar o produto é importante para garantir que as traduções estejam adequadas e atinjam o
público-alvo. Nessa etapa, quando vamos testar um novo jogo que foi traduzido, o recurso
jogará para identificar possíveis erros ou traduções inadequadas que possam ter sido usadas.
Se é o lançamento de um novo produto, o recurso usará o produto, vendo sua interface
traduzida para se passar pelo cliente final. O(a) testador(a) é responsável por fazer os ajustes
finais para que o produto ou jogo estejam adequados para serem lançados no mercado.

Além das áreas citadas acima, uma agência de tradução também pode operar com outros
setores como o comercial, RH, financeiro, entre outros. Cada etapa/recurso tem a sua função
dentro de um fluxograma de um projeto de tradução, porém todas elas com o mesmo
objetivo: entregar projetos de qualidade ao cliente final. Em uma empresa de tradução, as
etapas são realizadas por pessoas diferentes e cada uma delas é imprescindível para garantir a
qualidade.

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Aviso imediatamente ao cliente para que, juntos, seja possível pensar em soluções sem impactar na qualidade e no prazo final. É papel do tradutor controlar a sua produção para que esse tipo de problema não seja informado perto da sua devolução final, pois caso isso aconteça, o cliente pode não conseguir te ajudar.

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Me certifico que estou usando bons sites e materiais para a realização das pesquisas. Peço ajuda para algum colega da área ou que está mais familiarizado com esta área e, caso não consiga, entro em contato com o cliente para trazer tais inseguranças antes da devolução final para ver se o cliente consegue me ajudar sem prejudicar o prazo e a qualidade. Importante: o papel de pesquisa é responsabilidade do tradutor/revisor. Apenas em casos muito pontuais ele deve recorrer ao cliente para que isso não afete a confiança que o cliente tem nele.

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Antes de enviar o trabalho ao tradutor, questione o cliente a respeito da TM e do glossário, pois são materiais muito importantes e que devem sempre ser usados no processo. A memória e o glossário ajudam muito no fluxo de trabalho da tradução, pois além de otimizar tempo de execução, ainda ajudam a garantir uma boa qualidade final. Se o cliente realmente não tiver nenhuma TM ou glossário, sugerimos que você crie e comece a fazer esse tipo de coleta nos projetos, assim você poderá se beneficiar disso no futuro, em projetos do mesmo cliente e sendo da mesma área.

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Por mais que você não tenha em sua base de recursos tradutores que trabalhem com a ferramenta solicitada, nunca feche as portas para as oportunidades. O primeiro passo é ser sincero com o cliente e dizer que você nunca trabalhou com essa ferramenta, mas que poderia assumir o trabalho e está disposto a aprender. Geralmente, as ferramentas seguem uma mesma lógica, muda apenas algumas funcionalidades e questões de layout, mas para garantir que você não vai ter problemas com isso, busque informações, procure tutoriais na internet e até mesmo questione o cliente se ele poderá te dar um suporte caso você precise.

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Devemos trabalhar com a premissa de que o cliente satisfeito sempre voltará a te oferecer trabalho, porém, é preciso equilibrar as expectativas. Muitos clientes não entendem a dinâmica envolvida em um trabalho de tradução (fluxo de trabalho: tradutor/revisor/QA…), por isso, fazem solicitações que podem atrapalhar e muito o seu processo. Mudar o texto ou um pequeno trecho no início do trabalho é algo que pode ser negociado e atendido, mas se a tradução já passou da metade ou está quase no final, você deve conversar e explicar a ele que o pedido pode ser atendido, mas que será necessário pensar em um novo prazo e valor, pois o trabalho deverá começar praticamente do zero. Uma outra opção é finalizar o trabalho atual e depois implementar as mudanças solicitadas pelo cliente, negociando um novo prazo de entrega e um valor justo pelo tempo que será gasto pelo recurso para fazer os ajustes.

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Retrabalhos não são bons para a organização do PM, isso porque aumentam a chance de problemas e riscos de afetar o seu cliente final. Se você realmente enviou os arquivos errados ao tradutor, você deve tomar as medidas necessárias para evitar que isso afete o prazo combinado com o cliente, ou seja, verificar se tem tempo hábil para realizar o trabalho corretamente, verificar um tradutor disponível para fazer o job e, no caso de você realmente atrasar a devolução final, comunique o cliente imediatamente e tente negociar um novo prazo.

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Esse é um dos erros mais graves que um PM pode cometer, mas devemos sempre nos lembrar de que somos seres humanos e somos passíveis de errar. Diante disso, devolva o arquivo imediatamente ao cliente e peça desculpas por seu erro. Esse tipo de problema não deve se repetir, por isso, use recursos que te ajudem em sua organização, seja uma agenda on-line, agenda física, lembretes das datas de suas devoluções, pois assim as chances de você se esquecer no futuro serão mínimas.

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O primeiro e mais importante passo é sempre tomar decisões e deixar o cliente a par delas, ou seja, os riscos das escolhas devem ser compartilhados com o cliente para que, caso haja problema depois, ele não te cobre por algo que você avisou que iria fazer. Caso você não tenha um tradutor especializado nessa área, você pode tentar colocar um revisor que seja especialista na área jurídica para que ele consiga corrigir as falhas terminológicas que possam existir, mas de qualquer forma, é muito importante reforçar com o tradutor a sua necessidade e pedir para ele/a uma atenção especial ao texto. Se você não conseguir nenhum recurso especialista na área, você pode tentar colocar uma etapa final com um SME. SMEs são pessoas especialistas na área, não são tradutores e revisores, mas são pessoas formadas e com ampla experiência na área desejada, por exemplo, no caso desse enunciado, seria colocar um advogado para ler o arquivo final de modo a alterar apenas o que for terminologia específica incorreta.

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Para sempre evitar problemas como esse, é necessário incluir um pequeno buffer entre o seu prazo final e o prazo solicitado ao tradutor, por exemplo, se o prazo com o seu cliente é hoje às 18h, você deve pedir para o seu recurso devolver algumas horas antes para evitar que os problemas impactem na devolução final. Agora, se de fato ocorrer um atraso, entre em contato com o tradutor para verificar como está a situação, para saber se há algo que dê para ser feito para evitar que isso afete o cliente (um exemplo seria fazer a revisão em paralelo e assim dar mais tempo ao tradutor) e saber suas opções. Além disso, é necessário pensar em todo o fluxograma do projeto, como tempo do tradutor, tempo do revisor, tempo de verificação final do PM para ver se tudo está correto… Caso o atraso vá impactar na sua devolução ao cliente, avise-o imediatamente para que ele não sofra impactos piores.

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Antes de sair julgando quem está errado nessa situação, você como PM deve avaliar se o que o cliente está apontando realmente são erros efetivos que impactaram na qualidade ou não. Se você tiver o suporte de Quality Assurance, peça a eles que analisem e te enviem um relatório justificando (se é erro ou não) cada alteração do cliente. No caso de não haver uma equipe de Quality Assurance, você pode pedir ao tradutor ou revisor do projeto que faça esse papel, mas cuidado, pessoas que estão envolvidas no projeto tendem a não ser imparciais/neutras e podem ficar na defensiva, então será o seu papel ter um olhar crítico para ponderar se as respostas fazem sentido ou não. Se houve um problema de qualidade, peça desculpas ao cliente e tente recompensá-lo para que ele volte a fazer negócios com você, além disso, passe o feedback aos envolvidos no projeto para evitar que isso volte a se repetir. Caso o cliente tenha feito apenas alterações estilísticas no texto, o ideal é montar um Guia de Estilo ou Glossário com essas preferências, por isso, explique isso ao cliente (nunca deixe ele achando que você errou se você não errou) e passe as ações que serão implementadas em casos futuros para atendê-lo da melhor forma possível.

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A primeira ação seria entender a produção do recurso que está livre, para saber quantos dias seriam necessários para fazer tradução e revisão e, assim, verificar com o cliente a possibilidade de extensão do prazo, pois mesmo que o tradutor consiga fazer o trabalho em três dias úteis, o ideal é passar o trabalho depois pelo processo de revisão feito por outro recurso e dentro desse período não seria possível executar ambas as etapas.